星韵地理研讨会组织工作参考

景荣

　　2012武汉星韵地理研讨会即将召开之际，对会议的组织工作做一点记录与整理，以期对后面的组织者有些参考意义。回忆往届的星韵地理地理研讨会，我们留下许多感触，现在按照三个阶段来规划星韵地理研讨会的相关工作。

阶段	主要工作	描 述
会前准备阶段	主办承办方协调	由当地申办发起人与省市区地理学会、教研室协商联合主办，找到一所合适的中学或者高校来具体承办，在每年的1月1日前确定主办与承办方，并通过星韵地理网研讨会专栏公布。
	会议志愿者	根据会务服务规模，选择部分志愿者，以本地高校地理教育专业在校大学生为主，接受部分本地教师志愿者。
	会议公告	会议公告，由应届申办组织者起草，会务组发布，第一次公告时间一般为当年的2月1日。
	邀请函	会议正式通知（邀请函）一般在会议现场领取，部分星友确实需要邀请函才能办理请假的，可以与会务组联系，邮寄邀请函，邮费需自理。
	会议日程安排	会议日程安排一般为两天， 第一天上午安排专家引领报告，下午安排比较有共鸣的主题，第二天上午可以根据报名主题的丰富程度适当安排分会场或沙龙，第二天下午，安排分会场总结性发言、自由发言、下一届会议授旗、财务公开等。
	报名统计	报名统计分主办地区与星韵地理网友两个渠道，同时以网络统计方式开展，一般参会报名通道在6月1日开启，预算名额报完即止。报名同时需要确定会后是否参加会后考察、入住酒店以及其他必须提前确定的项目，尽可能在报名时把相关费用一并收取。 报名还需要统计应急联系家人的信息，并明确告知参会人身安全责任自负等条款。
	会场地点落实	在会议地点确定后，需要对主分会场的平面图、电源、有线网络和无线网络、屏幕、音响、布置要求等会议基本设施一一列清楚，按会议要求，在暑假前调试到位。明确各岗位的直接负责人。
	酒店预定协调工作	根据会议规划的规模，优先联络周边交通便捷、清洁卫生、接待能力相当的经济型酒店。对酒店的名称、位置、周边交通、房间设施、价格进行全面了解，做成酒店指南。 与酒店商谈好优惠价格，为参会老师争取更多优惠，准备好备用酒店方案。 酒店方案在5月31日前完成，在6月1日正式报名公告中公布。 后续根据报名情况，及时与酒店沟通。
	会议交流主题沟通	会务组成立学术小组，负责会议发言主题的沟通与审核，确保会议的适度建构与生成的质量。对于发言主题不明确的，或与应届会议主题不兼容的，学术组可以要求发言人修改或拒绝安排发言。
	交通指南	机场、火车站、汽车站、会议地点、住宿、主要推荐活动地点的相关交通指南，需要在7月20日前由，会务组组织编写完毕，并通过星韵地理研讨会专栏、星韵地理微信公众号、星韵地理研讨会指定交流群发布。
	下一届举办地	下一届举办地由各地星友进行公开公平的申办，在6月30日前，根据申办的规则，完成申办报名工作，如果不止一个地区申办，需要公开进行申办评审程序。包括并不限于申办方案网络公示、网络投票、现场参会人员投票、以及星韵地理核心成员投票等综合评审环节。根据评审的结果，在8月3日下午环节公布下一届举办地。
会议服务阶段	贵宾接待	会议根据主题建构的要求，可能会邀请部分领域的专家，专家的接待由邀请人优先负责，如不方便，可以提前与会务组联系，指定接待人。
	接站服务	根据开会地点交通的复杂性，或者是到达时间的特殊性，会务组可以安排部分接站服务，原则上交通由参会人员自理。会务组提供尽可以详细的交通指南。
	报到注册	会议报到注册尽可能考虑到参会者的方便，可以在指定入住酒店大堂设立报到注册点，也可以建立网络注册报到通道。 会议资料的领取考虑到便捷，统一设立在会场外，凭会议注册报到登记的信息领取会议资料。
	餐饮安排	会议期间提供的中餐，以快餐形式优先。有学校餐厅或指定用餐的位置最好。随行人员用餐，需要交相应的餐费。由会务组根据预算提前公布，在报到注册时一并收取。
	交流主题协调	主题发言者需要将最终的发言提纲在7月10日前提交给会务组学术小组，会场工作人员仅接受学术组安排的主题交流材料。 交流主题根据实际现场动态，可能会有微调的需要通过学术组确认。
	会场布置	会场布置需要兼顾到网络直播与现场互动的需求。 基本配置，主屏幕安排主讲报告演示，副屏幕一块或两块，安排直播后的图文互动，现场通知。 无线或有线网络，带宽10M以上，确保工作组上网无干扰。如能提供参会者无线接入，需要与会务组区分开。 会场有明显的安全出口及指引。
	交通指引	根据主分会场、布展等具体情况，进入学校后有引导牌及欢迎标语，让参会者方便直达会场、分会场。
	会议流程	会议流程由学术组负责制定，最晚在7月20日完成，制定会议流程后，不得再临时增加主题发言。一般在报到注册时通过网络分享给参会者，提倡绿色会议，拒绝打印分享。
	录像摄影	会议记录分三个方面。 一是全程摄像，至少需要一个机位，对发言者全程记录，特别控制好存储与电源。不要因为存储和电源在主题发言时中止录像。有能力编辑的小组，在编辑后将录像资料传递给会务组存档，不方便编辑的可以将原始数据提交。 二是全程摄影，摄影组负责对参会的每一位、会场全景、主要流程环节、主持人、主题发言者、互动提问者、会场特写、反应会议建构细节的、现场工作人员等进行全程摄影。摄影作品及时提交给会议直播组，在第一天中午，可以制作出上午参会人员投入的PPT，用于会议休息期间主屏幕及副屏播放。 三是全程直播与录屏，会议全程由4位人员负责现场直播与录屏，一位负责追踪主讲人，一位负责播放PPT，两位负责录屏与合成。
	现场播报	现场播报小组负责星韵地理网相册、研讨会专栏、星韵地理直播平台、微博、微信公众号等渠道的传播。播报小组需要提前制定播报计划。包括对于参会人员、主题发言人、组织者等采访计划，采访稿可以在会议期间，以插播方式对主讲人进行立体的宣传。力争会议传播影响面更广。
	餐饮住宿	会议期间，提倡自主交流。在星韵地理网研讨会专栏提供餐饮指南，对会场或住宿周边适合小型聚会的场所提供多种建议，方便星友自组织餐饮。
	专业考察与旅游	研讨会期间，提供专业考察与自助旅游服务。 会务组根据专业教师的建议，设计一到两条专业考察方案，限定名额上限，自愿参加，名额报满截止。 为满足更多参会老师休闲旅游的要求，会务组还可以联系当地旅行社，设计部分自选的旅游线路，推荐给参会老师。同样，考虑到活动质量，也需要限定名额上限，自愿参加，名额报满截止。 为保证活动组织的质量，两项活动均需要在7月10日前报名结束并缴纳相应费用，一律不接受现场报名。
	财务公开	与会议直接相关的费用经会务组审核，全部进入会务收支账目，在会议结束前当场宣布应届会议财务收支情况。 一般亏损或盈余均直接与星韵地理教育发展公益基金结算，不再二次与参会人员结算。
会后反馈阶段	离会安排	会务组需要对参会人员离会动态及时了解，尽可能为参会人员提供停留期间的咨询便利。
	会后分享	在会议进行中，结束后，及时组织参会人员撰写参会感想、所见所闻，对于特别有共鸣或争议的话题组织引导，适时安排后期的访谈。引导群聊平台向网站平台，及时将网站平台的信息分享到群聊平台。
	会议总结	由会务组负责组织应届会议组织的总结工作，形成总结性文本材料，由会议宣传组，撰写对外传播的新闻稿，积极投稿。
	参会人员回访	会务组对于参会人员需要及时关注动态，对抽样不低于20%的参会人员进行有计划地回访。
	归整档案	对于发言的PPT、提纲、现场照片、录像、反馈等资料，在会议结束一个月内，及时整理存档。成利用星韵地理网专题功能，制作出专题更佳。

　　星韵地理研讨会组委会，是全权负责星韵地理研讨会的临时组织机构，每年在确定新一届研讨会地点后，一个月内成立，下一届组委会成立，交接完自动解散。
　　由当地主办方负责人担当组委会理事长（1人），提供本地化资源协调及会议学术咨询。
　　由直接申办人担当组委会秘书长（1人），负责会议组织与联络、志愿者管理。
　　由星韵地理网创始人、站长、总群管理员、上一届秘书长担当组委会顾问（4人），提供会议组织、学术、技术及外部资源协调，配合各小组工作。
　　由本地主要骨干教师担任组委会理事（7人），根据任务分工需要设立理事岗位，每个工作小组由一名理事担当组长。如沟通与接待、后勤与保障、技术与支持、学术与主持、会后考察、宣传与归档、财务。每个小组根据任务多少，可以临时招募干事及志愿者。
　　组委会指定通讯平台为钉钉、组委会QQ讨论组。

景荣

这是2012年武汉星韵地理研讨会参与组织时思考留下的框架，今天做了一些补充，再拿出来供大家讨论完善。希望后来组织者可以对研讨会组织不作不那么陌生。